Когда появилась идея проекта, необходимо оформить её в надлежащий вид, чтобы презентовать заинтересованным в реализации проектов лицам. Инициатор описывает основные параметры предлагаемого проекта:
Инициатор проекта
Человек, который предлагает идею проекта; определяет проблемы, которые решает проект, определяет подходы к решению задачи или проблемы, формирует предложение по проекту, согласно установленным правилам.
Это может быть любой сотрудник или студент университета. В дальнейшем ему не обязательно становиться руководителем или участником проекта.
Цель реализации проекта – желаемый результат, достигаемый при реализации проекта в заданных условиях; конечный продукт, услуга или значение показателя деятельности.
Обоснование необходимости реализации проекта – описание проблемы, которую планируется решать с помощью реализации проекта, причины к разработке и реализации проекта, аргументация наличия проблемы.
Информацию о планируемых результатах проекта (свойства, характеристики и т.д.) – описание позитивных изменений, которые произойдут в результате реализации проекта. Это могут быть конкретные количественные и качественные показатели.
Пример
| --- | --- | --- | --- |
| Результат | Единица измерения | Значение результата | Характеристика результата|
| Программа для ЭВМ «АИС «Абитуриент» в виде мобильного приложения для операционной системы Android | Единица | 1 | Разработка автоматизированной информационной системы для организации приемных кампаний Сибирского федерального университета, упрощения процесса подачи документов абитуриентами |
Ожидаемый эффект от реализации проекта – то, как проявится воздействие этих результатов.
Пример
Разработнная программа "АИС Абитуриент" позволит увеличить долю абитуриентов, которые проживают в удаленных территориях России и за её пределами, снизит нагрузку на Приемную комиссию университета и ускорит процесс подачи документов.
Ожидаемые эффекты в случае отказа от реализации проекта – что может случиться, если не реализовать проект
Пример
Абитуриенты, проживающие далеко от СФУ, не успеют подать или отправить письменное заявление для согласия на зачисление, в следствие чего не поступают в СФУ.
Предполагаемые сроки начала и завершения проекта – в данном случае важно осозновать, что на согласование некоторых параметров проекта, а также на его доработку нужно время.
Должно быть понимание того сколько необходимо времени на доработку идеи, утверждение бюджета, поиск подрядчиков и т.д. От этого складывается примерная дата начала реализации проекта. Дата окончания проекта – примерно сколько времени потребуется на реализацию проекта или к какой дате должен появится результат проекта.
Ожидаемую потребность во внутренних и/или внешних по отношению к Университету участниках проекта – какие ресурсы от Университета могут понадобиться для реализации проекта (денежные, кадровые, технические и т.д.).
Далее сформированное предложение по проекту необходимо направить в Проектный офис на проверку. Это необходимо сделать в АИС УПД СФУ.
Что происходит дальше?
Проектный офис проверяет Предложение по проекту на корректность заполнения и, в случае необходимости, отправляет Инициатору на доработку. Далее процедура повторяется: Инициатор снова отправляет Предложение на проверку, а Проектный офис повторно проверяет на корректность. И так до тех пор, пока Предложение по проекту не станет правильным.
После этого проверенное Предложение отправляется Функциональному заказчику для согласования потребности в реализации данной идеи проекта. После этого Проектный офис осуществляет оценку Предложения по проекту по критериям отнесения деятельности к проектной (перечень критериев приведен в Положении о СУПД).
Функциональный заказчик проекта
Может выступать сотрудник Университета или внешней по отношению к Университету организации, который является будущим владельцем или пользователем результатов проекта в своей операционной деятельности. Функциональный заказчик определяет требования и осуществляет приемку результатов проекта.
В случае положительного решения по проекту, предложение по проекту переходит на стадию включения в состав Портфеля проектов. Проект могут включить в состав Портфеля проектов или оставить в качестве отдельного. Также на этом этапе Предложение по проекту может быть отклонено. Если Предложение по проекту устраивает всех участников проектной деятельности, то формируется и выпускается приказ о запуске проекта.
Критерии отнесения деятельности к проектной – это набор условий, выполнение которых определяет целесообразность применения принципов и подходов к управлению, определенных в настоящем Положении.
Решение о запуске проектов в Университете принимается по результатам рассмотрения Предложений по проектам. В таблице приведены критерии, позволяющие определить целесообразность реализации Предложения по проекту в форме Проекта.
Для Предложения по проекту определяются значения каждого критерия и соответствующее число баллов – «0», «1» или «2». Полученные баллы по критериям суммируются.
Предложение по проекту рекомендуется реализовать в формате проекта, если суммарная балльная оценка по всем критериям равна, либо превышает пороговое значение – 8 баллов.
Первичный анализ Предложения по проекту по критериям отнесения деятельности к проектной выполняет Инициатор при подготовке Предложения по проекту. Решение о реализации Предложения по проекту в виде проекта принимает Проектный офис.
В случае, если оценка Предложения по проекту будет ниже порогового значения, решение о его реализации в формате проекта может быть принято, с учетом дополнительных оснований, Проектным офисом или вынесено на рассмотрение Проектного комитета.
Для того, чтобы зарегистрировать предложение необходимо на верхней панели кнопок реестра нажать на значок «+».
В открывшейся карточке редактирования (создания) предложения по проекту заполнить поля на вкладках «Общая информация», «Дополнительно», «Роли» и нажать «Сохранить». Данные сведения необходимы для принятия решения об инициировании проекта или программы. В случае положительного результата согласования на основании заполненной карточки предложения по проекту будет создан проект или программа.
Общая информация
Дополнительно
Роли
Тип проекта – выбор типа проекта в соответствии с его направленностью из предложенного перечня.
Портфель/Программа – выбор портфеля или программы, в который будет входить карточка предложения по проекту и в дальнейшем предполагается реализация проекта.
Выбирается через режим редактирования после проверки Проектным офисом.
Комментарий к портфелю/программе – заполняется если карточка предложения по проекту не может быть включена ни в один из имеющихся портфелей, и инициатор предлагает формирование нового портфеля.
Выбирается через режим редактирования после проверки Проектным офисом.
Обоснование проекта – описание задач и существующих или возможных проблем, на решение которых направлена реализация предложения по проекту.
Описание проекта - то, как будет реализовываться проект, основные этапы, которые предполагаются в работе.
Формальное основание для инициации – полное наименование нормативных и/или ненормативных актов, поручений, на основании которых подготовлено предложение о реализации комплекса мероприятия в качестве проекта.
Например, протокол проектного семинара с реквизитами, на котором был представлен проект.
Карточка редактирования Предложения по проекту, вкладка “Общая информация”
Ограничения – факторы, касающиеся сроков, бюджета, требований к безопасности, в рамках которых планируется реализация проекта.
Допущения и предложения – условия, принимаемые в качестве исходных данных для оценки параметров предложения и обоснования целесообразности реализации и условий в рамках, которых цели проекта будут достигнуты.
Дополнительная информация – заполняется при необходимости. Указывается существенная информация, которая не была указана в других разделах, но является необходимой для рассмотрения предложения по проекту.
Карточка редактирования Предложения по проекту, вкладка “Дополнительно”
После заполнения всех обязательных полей необходимо нажать кнопку «Сохранить и закрыть». Новое предложение по проекту появится на странице реестра предложений в состоянии «Новое».
Для просмотра предложения по проекту необходимо на странице реестра предложений по проекту нажать на строку реестра, содержащую название нужного предложения по проекту. В открывшейся карточке будет отображаться вся информация о предложении, которая будет расположена в нескольких вкладках: «Общая информация», «Взаимосвязи», «Параметры проекта», «Дополнительно», «Комментарии заинтересованных сторон», «Обсуждение».
В верхней части карточки отображено название, состояние и инициатор предложения по проекту. В правом верхнем углу расположены функциональные кнопки «Экспорт» (позволяет выгрузить форму предложения по проекту в формате .doc), «Редактирование» и «Закрыть».
Редактирование карточки Предложения по проекту
Для перехода в карточку редактирования предложения необходимо нажать на значок редактирования, расположенный в правой части на верхней панели карточки просмотра (значок редактирования).
В открывшейся карточке будет несколько вкладок, в которые можно внести недостающую информацию о проекте. Общая информация / Дополнительно / Роли / Решения / Оценка предложения
Вкладка Решения, вкладка Оценка предложения
Данные вкладки доступны для редактирования Проектным офисом после того, как предложение по проекту будет отправлено для проверки в ПО. Участники проекта смогут увидеть решения и оценку предложения на вкладке Основная информация в соответсвующих виджетах.
Проектный офис оценивает предложение по критериям отнесения деятельности к проектной. В поле “Расчетная оценка” автоматически рассчитывается сумма баллов и выставляется решение относительно предложения: “Проект” или “Не проект”.
Вне зависимости от суммы баллов Проектный комитет может назначить управленческий профиль проекта на своё усмотрение. По итогу оценки в поле “Оценка предложения” выставляется окончательное решение.
После внесения всех изменений в предложение по проекту необходимо нажать кнопку «Сохранить и закрыть». Далее следует переход на основе всей полученной информации, принимается решение о создании проекта. Предложение по проекту переходит в “Архив”, а в реестре Проектов появляется новый проект на стадии Инициирование.
На данной вкладке расположены виджеты, отражающие общую или сводную информацию о проекте (виджеты Статус проекта, Бюджет проекта). Некоторые виджеты можно изменить в режиме редактирования предложения по проекту (виджеты Общая информация, Переходы по этапам, Описание, Решения, Оценка предложения).
На боковой панели отражены пользователи, которые назначены на определённые роли в проекте. Если мышкой навести на ФИО пользователя, можно узнать основную информацию о человеке (ФИО, должность, телефон, почту, скайп). Щёлкнув на ФИО можно перейти в карточку пользователя (ссылка на «Карточку пользователя). Также можно не заходя в профиль написать лично человеку на электронную почту или в скайп (если эти данные внесены в профиле пользователя), написать сразу всем пользователям на электронную почту или войти от имени пользователя в случае замещения.
Виджет Для вас доступны следующие переходы - согласно роли, присвоенной пользователю в проекте, пользователю могут быть доступны функциональные кнопки перехода по стадиям.
Виджет Документы - здесь отображены документы, сопровождающие предложение по проекту (официальные, рабочие, решения по карточке предложения по проекту). Необходимо выбрать категорию документа и нажать (значок документа с плюсом) в строке категории. В открывшемся диалоговом окне на вкладке «Файлы» нажать «Загрузить файл», выбрать файл и нажать «Открыть». Файл будет размещен в выбранной категории.
Виджет взаимосвязи с портфелем - здесь отображена информация о том, к какому портфелю отнесено предложение по проекту, комментарии к портфелю/программе.
Виджет Участие проекта в объектах госпрограмм - для включения предложения по проекту в объект госпрограммы необходимо выполнить:
Нажать «Добавить» на панели «Участие проекта в объектах госпрограмм»
Заполнить информацию в открывшейся форме (выбрать объект госпрограммы, указать номер в ГП и комментарий при необходимости).
Сохранить введенные данные.
Виджет Взаимосвязь с другими проектами - для установления связи предложения по проекту с другими проектами необходимо выполнить:
Для указания связи с проектом нажать «Добавить» на панели «Взаимосвязь с другими проектами», выбрать проект из выпадающего меню, указать влияние (при необходимости) и сохранить.
Виджет Взаимосвязь с другими предложениями по проекту - для установления связи предложения по проекту с другими проектами необходимо выполнить:
Нажать «Добавить» на панели «Взаимосвязи с другими предложениями по проекту».
Выбрать предложение из выпадающего меню, указать влияние (при необходимости).
Сохранить введенные данные.
В виджетах можно ввести информацию по атрибутам предложения по проекту.
Для ввода информации по атрибутам предложения по проекту необходимо выполнить:
Цель – должна быть конкретной, измеримой, достижимой, ограниченной по времени, реалистичной и актуальной.
Влияние на вышестоящие цели – указать в процентном соотношении насколько реализация цели проекта поможет достижению цели портфеля.
Реестр целей можно просмотреть в боковой панели в разделе «Цели и показатели».
Риски – это неопределенное событие или условие, которое в случае реализации, будет иметь отрицательное или положительное влияние на цели проекта (содержание, сроки, стоимость, качество).
Возможности – это ресурсы, необходимые для проекта и находящиеся вне проекта; неопределенности, приводящие к позитивному влиянию на проект.
Основной результат – то, что будет получено при реализации этапа (документы, приказы, достижение показателя и прочее).
Начало и окончание этапа – сроки, необходимые для выполнения всех работ этапа.
Источник финансирования – статья расходов, за счет которой будет выполнен этап.
Обоснование стоимости и источники финансирования – описывается почему была прописана та или иная сумма.
Стоимость – сумма средств, необходимая для реализации этапа.
В данной вкладке лица, которые заинтересованы в предложении по проекту могут добавить свои комментарии. Для это необходимо нажать «Добавить», заполнить информацию в карточке и сохранить.
Здесь любой участник, зарегистрированный в системе, может дать комментарии по представленной информации по предложению по проекту. При необходимости можно прикрепить к своему сообщению вложение.